Datenschutz-Hinweis für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Fragen zum Datenschutz: [Csaba: Name und E-Mail]. Einen Datenschutzbeauftragten: [Berater: ja, Name / nein, nicht vorgeschrieben]

• Persönliche Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail, die Sprache für Nachrichten.
• Daten zum Arbeitsvertrag: Eintritt, Austritt, Art der Anstellung (z. B. Minijob, Teilzeit), Stundenlohn, Soll-Stunden, Urlaubstage, Personalnummer.
• Daten für die Lohnabrechnung: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung (IBAN).
• Deine Arbeitszeit: Schichten, Einstempeln, Pausen, Ausstempeln, Korrekturen, Stundennachweise.
• Abwesenheiten: Urlaub und Krankheit, aber nur, dass und wie lange du fehlst. Die Diagnose speichern wir nicht.
• Standort:
  • Beim Einchecken prüft die App, ob du am Objekt bist (QR-Code und Standort).
  • Während der Schicht, also zwischen Einchecken und Feierabend, schickt die App einmal pro Minute deinen Standort an das Büro.
  • Vor dem Einchecken und nach Feierabend nicht.
• Foto beim Ausstempeln, wenn dein Betrieb das eingestellt hat:
  • Foto vom Einsatzort: zeigt den Zustand nach der Arbeit und steht auch im Einsatzbericht für den Kunden;
  • oder ein Selfie: zeigt, dass die richtige Person vor Ort war. Es sehen nur Inhaber und Disposition, nie der Kunde.
  • Die Fotos werden nicht automatisch ausgewertet.
• Fotos bei der Arbeit, zum Beispiel für eine Aufgabe, eine Qualitätsprüfung oder „Mangel melden“. Fotos von Aufgaben mit Fotopflicht und von Qualitätsprüfungen bewertet eine KI (Google Gemini): Sie vergibt Punkte für die Sauberkeit von Böden, Oberflächen, Sanitäranlagen und Abfall. Du siehst das Ergebnis gleich nach dem Foto: Ab 75 Punkten hakt die App die Aufgabe ab, darunter bittet sie um Nacharbeit. Das Ergebnis steht mit deinem Namen im Qualitätsbericht. Kunden sehen diese Bewertung nicht. Fotos bei „Mangel melden“ und im Chat wertet keine KI aus.
• Nachrichten im Chat und in Tickets, mit Fotos, die du schickst.
• Qualität und Zuverlässigkeit: Reklamationen von Kunden, Ergebnisse von Qualitätsprüfungen, versäumte Schichten. In der App siehst du dazu eine Punktzahl aus Pünktlichkeit, Einsätzen und Qualitätsberichten — nur du.
• Anmeldung:
  • Deine PIN speichern wir nur als geschützten Prüfwert, nicht lesbar.
  • Nutzt du FaceID oder Fingerabdruck, bleibt dein Gesicht oder Finger auf deinem Handy. Wir bekommen nur einen technischen Schlüssel.
• Technische Daten: Benachrichtigungen (Push), Zeitpunkt der Anmeldung, Fehlermeldungen der App.

• Im Betrieb: der Inhaber und die Disposition. Sie sehen nur, was sie für ihre Arbeit brauchen.
• Das Lohnbüro: [Csaba: Name der Steuerkanzlei] macht deine Lohnabrechnung. Von dort gehen die Meldungen an Finanzamt, Krankenkasse und Rentenversicherung.
• Kunden: Sie sehen, wann ein Einsatz an ihrem Objekt war, deinen Vor- und Nachnamen bei diesem Einsatz und den Einsatzbericht, eventuell mit dem Foto vom Einsatzort. Dein Selfie, deinen Standortverlauf, deinen Lohn und die KI-Bewertungen deiner Fotos sehen Kunden nie.
• Technische Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten. Mit jedem gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. [Csaba: abgeschlossen am …]
  • Supabase: Datenbank und Dateien, Rechenzentrum in Frankfurt.
  • Vercel: betreibt die App und das ERP, Rechenzentrum in Frankfurt.
  • Resend: verschickt E-Mails, Rechenzentrum in Irland.
  • Google (Gemini): übersetzt Nachrichten, bewertet Fotos von Aufgaben und Qualitätsprüfungen und hilft bei weiteren KI-Funktionen. Nur mit bezahltem Zugang; Google nutzt die Daten dann nicht für eigene Zwecke.
  • Upstash: schützt die Anmeldung vor zu vielen Versuchen. [Csaba: beim Einrichten das Rechenzentrum in Frankfurt wählen]
  • Sentry: meldet uns Fehler der App. [Csaba: noch nicht eingerichtet — beim Einrichten die Region EU wählen]
  • Apple oder Google: stellen Benachrichtigungen auf dein Handy zu.
  • Hetzner: bewahrt unsere verschlüsselten Sicherungskopien auf, Rechenzentrum in Falkenstein (Deutschland).
  • GitHub (Microsoft): erstellt jede Nacht die Sicherungskopie. [Berater: ob das so bleibt]
• Außerhalb der EU: Einige dieser Firmen sitzen in den USA. Dann gilt [Berater: EU-US Data Privacy Framework / Standardvertragsklauseln, je Anbieter].

• Standort während der Schicht: 30 Tage, dann wird er gelöscht.
• Foto beim Ausstempeln: 12 Monate nach der Freigabe der Schicht. Wird die Schicht gelöscht, sofort.
• Nachrichten: bis das Büro den Vorgang löscht. Vorgänge, an denen ein Kunde beteiligt war, bleiben als Handelsbriefe mindestens 6 Jahre. [Csaba und Berater: eine feste Frist für die übrigen Nachrichten]
• Lohn- und Arbeitszeitunterlagen: so lange, wie Gesetze es verlangen (Steuer, Sozialversicherung, Mindestlohn). Das sind meist zwischen 2 und 10 Jahren. [Frau Schur: genaue Fristen bestätigen]
• Nach deinem Austritt: Wir löschen, was wir nicht mehr brauchen. Was wir aufbewahren müssen, sperren wir, bis die Frist abgelaufen ist.
• Sicherungskopien: Damit bei einem Ausfall nichts verloren geht, sichern wir jede Nacht alle Daten verschlüsselt. Gelöschte Daten können darin noch bis zu 12 Monate stehen. Wir nutzen die Sicherung nur, um nach einem Ausfall alles wiederherzustellen. Danach werden die Fristen oben sofort wieder angewendet.

Du kannst von uns verlangen:

• Auskunft: welche Daten wir über dich haben;
• Berichtigung: falsche Daten richtigstellen;
• Löschung oder Einschränkung, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind;
• Datenübertragung: deine Daten in einer üblichen Datei;
• Widerspruch: wo wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen (Abschnitt 3), kannst du aus Gründen deiner besonderen Lage widersprechen.

Schreib uns dazu einfach an [Csaba: E-Mail].

Du kannst dich auch bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

• Die Daten für Arbeitsvertrag und Lohnabrechnung brauchen wir. Ohne sie können wir dich nicht anstellen und nicht bezahlen.
• Standort und Foto beim Ausstempeln gehören zur Arbeit mit der App. [Berater: Formulierung]

Nein. Über deinen Vertrag, deinen Lohn oder eine Abmahnung entscheidet immer ein Mensch.